আপনার গ্রাহকদের পাঠানো প্রতিটি হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ, প্রতিটি ইমেইল উত্তর আর প্রতিটি এসএমএস একটিই তালিকায় জমা হয়, যেখান থেকে আপনার পুরো টিম কাজ করতে পারে। প্রতিটি কথোপকথনের একজন দায়িত্বশীল থাকে, একটি স্ট্যাটাস থাকে আর নির্দিষ্ট জায়গা থাকে — আর গ্রাহক একজন মানুষ চাইলে সঙ্গে সঙ্গেই চ্যাটবট কথোপকথনটি মানুষের হাতে তুলে দেয়।
ছোট টিমগুলোর প্রায় সবাই গ্রাহকের যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে। যেটা তারা পারে না, সেটা হলো সব প্রশ্ন একসঙ্গে দেখা, কোনটি কার দায়িত্ব তা জানা, আর নিশ্চিত হওয়া যে কোনোটিই চাপা পড়ে যায়নি। এই জায়গাটাই এটি ঠিক করে দেয়।
একজন গ্রাহক হোয়াটসঅ্যাপে জিজ্ঞেস করেন। আরেকজন অর্ডারের ইমেইলে উত্তর দেন। তৃতীয়জন রসিদে থাকা নম্বরে এসএমএস করেন। তিনটি অ্যাপ, তিনটি লগইন, তিনজন মানুষ সেগুলো দেখছেন — আর যেটি কেউ দেখছিল না, সেটিই সারা দুপুর অপেক্ষায় পড়ে থাকে।
একটি শেয়ার করা ফোনই যখন কিউ, তখন অস্বস্তিকর প্রশ্নটি অন্য কারও জন্য ফেলে রাখা হয়। সহজ প্রশ্নটির উত্তর দুজন মিলে দেন, আর গ্রাহক একই প্রতিষ্ঠান থেকে দুই রকম উত্তর পান।
ডেলিভারিতে কত সময় লাগে, রিটার্নের নিয়ম কী, দোকান কোথায়, অ্যাকাউন্ট নম্বর কত। আপনার টিম প্রতিদিন সকালে এগুলো আবার টাইপ করে, আর প্রতিবার টাইপ করার মানে একটি তথ্য ভুল হওয়ার নতুন সুযোগ।
যুক্ত করা প্রতিটি চ্যানেলের কথোপকথন একই তালিকায় থাকে, নতুনগুলো আগে। ওপরের ট্যাবগুলো দিয়ে চাইলে চ্যানেল অনুযায়ী আলাদা করে দেখতে পারেন; তবে বেশিরভাগ সময় All-এ রেখেই একের পর এক কাজ করে যাওয়া হয়।
প্রতিটি কথোপকথনের সঙ্গে থাকে চ্যানেল, স্ট্যাটাস, প্রায়োরিটি আর দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির নাম। তালিকার ওপরের সংখ্যাগুলো দেখিয়ে দেয় কতগুলো ওপেন, কতগুলো পেন্ডিং আর কতগুলো এখনো কেউ নেননি। ফলে সকালে সবার প্রথমে চোখে পড়ে দিনটা কত বড়।
আলাদা করে কোনো টিকিট খোলার দরকার নেই, প্রথমটির সঙ্গে মিলিয়ে রাখার জন্য দ্বিতীয় কোনো সিস্টেমও লাগে না। মেসেজটিই টিকিট, আর যে চ্যানেল দিয়েই আসুক না কেন, সেটি একই চারটি অবস্থার মধ্য দিয়ে এগোয়।
একজন গ্রাহক হোয়াটসঅ্যাপে লেখেন, আপনার কোনো ইমেইলের উত্তর দেন, কিংবা আপনার নম্বরে এসএমএস করেন। QuickGrow এর পেছনের কন্টাক্ট খুঁজে বের করে — না থাকলে নতুন একটি তৈরি করে — এবং একটি কথোপকথন চালু করে। এরপর ওই ব্যক্তি যা কিছু পাঠান, সবই একই থ্রেডে যুক্ত হয়।
যুক্ত করা প্রতিটি অ্যাকাউন্ট নতুন কথোপকথন পালা করে বিতরণ করতে পারে, অথবা এই মুহূর্তে যার হাতে সবচেয়ে কম ওপেন কথোপকথন আছে তাকে দিতে পারে। এটি বন্ধ রাখলে টিম আনঅ্যাসাইনড তালিকা থেকে নিজেরাই নিয়ে নেয়। যার কাছে কথোপকথনটি যায়, তাকে নাম ধরে জানিয়ে দেওয়া হয়।
যে বক্সে পড়েছেন সেখানেই উত্তর দিন — বার্তাটি যে চ্যানেলে এসেছিল, উত্তরও সেই চ্যানেলেই চলে যাবে। সেভ করা উত্তর বসাতে / চাপুন, ছবি বা ডকুমেন্ট যুক্ত করুন, প্রায়োরিটি ঠিক করুন, আর পরে খুঁজে পেতে একটি ট্যাগ দিন।
গ্রাহকের উত্তরের অপেক্ষায় থাকলে কথোপকথনটি পেন্ডিং করে রাখুন; তিনি উত্তর দেওয়ামাত্র সেটি তালিকার একদম শুরুতে ফিরে আসবে। কাজ শেষ হলে রিজলভড চিহ্নিত করুন। রিজলভড হওয়া গ্রাহক আবার লিখলে সেটি নতুন কথোপকথন হিসেবে আসে — পুরোনোটির সম্পূর্ণ ইতিহাস থেকেই যায়, কিছুই হারায় না।
একটি চ্যাটবট ফ্লো হোয়াটসঅ্যাপ আর এসএমএসে উত্তর দেয়: একটি মেসেজ, কয়েকটি বাটন, একটি মেনু, এমন একটি প্রশ্ন যার উত্তর সে মনে রাখে, পাওয়া উত্তরের ভিত্তিতে আলাদা পথে যাওয়া, কিংবা আপনার কোনো সিস্টেমে কল করা। নিজের সাধ্যের শেষ সীমায় পৌঁছে গেলে সে দায়িত্ব হস্তান্তর করে দেয়।
ফ্লো-তে একটি হ্যান্ডঅফ ব্লক বসিয়ে আপনি ঠিক করে দেন বট কোথায় সরে দাঁড়াবে। বট সেশন সেখানেই শেষ হয়, কথোপকথন যেখানে ছিল ঠিক সেখানেই থাকে, আর একজন মানুষ ওপরের পুরো আলাপ সামনে নিয়েই কাজটি ধরেন।
নিয়ম না থাকলে শেয়ার্ড ইনবক্স সত্যিকার অর্থে শেয়ার্ড হয় না। এই তিনটি নিয়মই আসল, আর তিনটিই আপনি নিজে ঠিক করবেন।
তিনটি চ্যানেলে উত্তর দেওয়ার নিয়ম এক নয়, আর গ্রাহক যখন অপেক্ষায় থাকেন তখনই এই পার্থক্যটা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যা যা বদলায়, তা এখানে দেওয়া হলো।
| SMS | |||
|---|---|---|---|
| নিজের ভাষায় উত্তর দেওয়া | তাঁর শেষ মেসেজের ২৪ ঘণ্টার মধ্যে। এরপর অনুমোদিত টেমপ্লেট | যেকোনো সময় — উত্তর একই সাবজেক্টের থ্রেডে যুক্ত হয় | যেকোনো সময় |
| উত্তরে কী পাঠাতে পারবেন | টেক্সট, ছবি, ভিডিও, ডকুমেন্ট ও অডিও | টেক্সট, আপনার নিজের মেইল সার্ভারে বা আমাদেরটিতে | শুধু সাধারণ টেক্সট |
| চ্যাটবট এখানে উত্তর দেয় | Yes | No | Yes |
| খরচ কীভাবে হয় | Meta-র টেমপ্লেট ক্যাটাগরিপ্রতি ভলিউম — Utility, Authentication বা Marketing | বাল্ক ও ট্রানজেকশনাল, আপনার নিজের মেইল সার্ভারে বা আমাদেরটিতে | Masking ভলিউম, non-masking ভলিউম, কিংবা দুটোই — হিসাব আলাদাভাবে |
| কোনটি কোন কাজে সেরা | দ্রুত আদান-প্রদান | দীর্ঘ উত্তর আর তার রেকর্ড | ইন্টারনেট নেই এমন হ্যান্ডসেটেও পৌঁছানো |
এজেন্ট প্রতি চার্জ করা সাপোর্ট সফটওয়্যার ইনবক্সে দ্বিতীয় একজনকে বসানোর জন্য আপনাকে শাস্তি দেয়। এটি সেভাবে কাজ করে না।
ইনবক্স, চ্যাটবট, সেভ করা উত্তর, রোল — বাকি সবকিছুই একটিই প্ল্যাটফর্ম ফি-র মধ্যে। এজেন্ট প্রতি আলাদা খরচ নেই, কথোপকথন প্রতিও কোনো খরচ নেই। তাই ইনবক্সে আরও একজনকে যুক্ত করতে বাড়তি কোনো টাকা লাগে না।
কোনো চ্যানেলে ম্যানেজড সেন্ডিং নিলে প্ল্যাটফর্ম ফি-র একটি অংশ কমে যায়। ইমেইল, এসএমএস আর হোয়াটসঅ্যাপ মিলিয়ে যথেষ্ট পরিমাণ নিলে পুরো ফি-ই মওকুফ হয়ে যায়। বিলিং মেয়াদ লম্বা হলে ফি আর ভলিউম — দুটিতেই আলাদা আলাদা ধাপে ছাড় পাওয়া যায়।
আপনার কি আগে থেকেই মেইল সার্ভার, এসএমএস অ্যাকাউন্ট বা হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর আছে? সেগুলোই নিয়ে আসুন, শুধু প্ল্যাটফর্ম ফি দিন, আর ট্রাফিকের হিসাব সরাসরি আপনার প্রোভাইডারের সঙ্গে মেটান। দুই ক্ষেত্রেই ইনবক্স একইভাবে কাজ করে।
The pricing page builds the plan with you and shows the real blended saving as you go. If you send another business our way, both of you earn credit — রেফারেল কীভাবে কাজ করে দেখুন.
বেশিরভাগ টিম চলে হোয়াটসঅ্যাপ, ইমেইল আর এসএমএস — এই তিনটির ওপর। Telegram, Facebook Messenger, Instagram-এর ডাইরেক্ট মেসেজ আর আপনার নিজের সাইটের লাইভ চ্যাট যুক্ত করলে সেগুলোও একই তালিকায় আসে, প্রত্যেকটির জন্য একটি করে ট্যাব আর পাশে সংখ্যা থাকে। কোনো চ্যানেলে কথোপকথন থাকলে তবেই তার ট্যাব দেখা যায়, তাই তালিকাটি ছোট থাকে।
না। টিম মেম্বারদের আপনার অ্যাকাউন্ট সেটিংস থেকে আমন্ত্রণ জানানো হয় এবং ইনবক্সের জন্য সিট প্রতি কোনো খরচ নেই। নতুন কাউকে Inbox Agent রোল দিলে তিনি কথোপকথন পড়তে ও উত্তর দিতে এবং কন্টাক্ট দেখতে পারবেন — এর বেশি কিছু নয়।
আপনি ফ্লো-র যে জায়গায় চান, সেখানে একটি হ্যান্ডঅফ ব্লক বসিয়ে দেন। বট সেশন সেখানেই শেষ হয় এবং পুরো আলাপ অক্ষত রেখে কথোপকথনটি ইনবক্সেই থাকে, একজন মানুষের জন্য প্রস্তুত। কার কাছে যাবে তা ইনবক্স নিজেই ঠিক করে — পালা অনুযায়ী, অথবা যাঁর হাতে সবচেয়ে কম ওপেন কথোপকথন আছে তাঁর কাছে, কিংবা আনঅ্যাসাইনড রেখে দেওয়া হয় যাতে টিম নিজে থেকে নিতে পারে। মনে রাখবেন, গ্রাহক agent বা human লিখলেন কি না বট এখনো তা খেয়াল করে না; তাই যেখানে বেরিয়ে যাওয়া দরকার ঠিক সেখানেই হ্যান্ডঅফ ব্লকটি বসান।
কথোপকথনটি বাদ পড়ে না, কিউতে চলে যায়। গ্রাহককে জানিয়ে দেওয়া হয় যে তিনি কিউতে আছেন, অ্যাকাউন্টের সবাই অবস্থানসহ উচ্চ-প্রায়োরিটির অ্যালার্ট পান, আর কেউ দায়িত্ব না নেওয়া পর্যন্ত কথোপকথনটি পেন্ডিং তালিকায় থাকে। এজেন্টরা নিজেদের অ্যাভেইলেবল বা অ্যাওয়ে চিহ্নিত করেন, আর কেবল অ্যাভেইলেবলদেরই চ্যাট দেওয়া হয়।
হ্যাঁ। কাজ শেষ হলে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি চ্যাটটি আবার স্বয়ংক্রিয় অ্যাসিস্ট্যান্টের কাছে ফিরিয়ে দিতে পারেন; তখন গ্রাহককে জানিয়ে দেওয়া হয় এবং দায়িত্ব বণ্টন মুছে যায়। একই কথোপকথন থেকে একটি ধাপেই কাজটি হয়ে যায়।
গ্রাহক আপনাকে শেষ যে মেসেজটি পাঠিয়েছেন, তার ২৪ ঘণ্টার মধ্যে আপনি নিজের ভাষায় উত্তর লিখতে পারবেন। এরপর Meta কেবল অনুমোদিত টেমপ্লেট পাঠাতে দেয় — এ কারণেই হোয়াটসঅ্যাপ টেমপ্লেট ক্যাটাগরি অনুযায়ী বিক্রি হয়। ইমেইল আর এসএমএসে এমন কোনো সময়সীমা নেই।
প্রতিটি সেভ করা উত্তর আপনার বেছে নেওয়া চ্যানেলগুলোর সঙ্গে যুক্ত থাকে এবং একটি ক্যাটাগরিতে রাখা হয়, সঙ্গে আপনার নিজের দেওয়া নামে একটি ছোট স্ল্যাশ-কমান্ড থাকে। রিপ্লাই বক্সে / চাপলে মিলে যাওয়া উত্তরগুলো সামনে আসে; একটি বেছে নিলে লেখাটি বক্সে বসে যায়, পাঠানোর আগে আপনি তা বদলে নিতে পারেন।
সেটি থেকেই যায় — পুরো মেসেজ ইতিহাস, ট্যাগ আর যিনি দায়িত্ব সামলেছেন তাঁর তথ্যসহ। ওই গ্রাহক আবার লিখলে পুরোনোটি না খুলে সেটি নতুন কথোপকথন হিসেবে আসে, তাই দুটিকে মেলাতে ট্যাগ ব্যবহার করুন। আর উত্তরের অপেক্ষায় থাকলে রিজলভড না করে পেন্ডিং রেখে দিন, কারণ পেন্ডিং কথোপকথন নিজে থেকেই তালিকার শুরুতে ফিরে আসে।
হোয়াটসঅ্যাপ, ইমেইল আর এসএমএস একই তালিকায়, যাঁরা উত্তর দেন তাঁদের জন্য রোল, আর এমন একটি চ্যাটবট যা সাধ্যের বাইরে চলে গেলেই দায়িত্ব হস্তান্তর করে দেয়।
CyberCraft BangladeshQuickGrow AIএক প্ল্যাটফর্ম থেকেই সব চ্যানেল চালান। নিজের SMTP, এসএমএস গেটওয়ে ও হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর ব্যবহার করুন — অথবা আমাদেরটি নিন।
দাম দেখুন →