তিন জায়গায় নজর রাখতে হয়
একজন যাত্রী লেখেন হোয়াটসঅ্যাপে, পরেরজন এসএমএস করেন, তৃতীয়জন ইমেইল পাঠান। প্রতিটি বার্তা জমা হয় আলাদা জায়গায়, আর যিনি ডিউটিতে আছেন তাঁকে তিনটিই দেখতে হয়। ফলে একই থ্রেডের উত্তর দুবার যায়, নয়তো একবারও যায় না।
Travel
প্রতিটি যাত্রী জানবেন সবকিছু, বুকিং থেকে বোর্ডিং পর্যন্ত।
বুকিং হওয়ার সঙ্গে সঙ্গেই বুকিং কনফার্মেশন পাঠান, ভিসার কাগজপত্রের তাগাদা চলুক নির্ধারিত সময়সূচিতে — কাগজ জমা পড়লেই তা থেমে যাবে, আর যাত্রীর রেকর্ডে থাকা তারিখ ধরে যাত্রার রিমাইন্ডার নির্ধারণ করুন। হোয়াটসঅ্যাপ, এসএমএস ও ইমেইলের প্রতিটি উত্তর দিন একটিই শেয়ার্ড ইনবক্স থেকে।
হোয়াটসঅ্যাপ, এসএমএস ও ইমেইল একটিই ইনবক্সেযাত্রার তারিখ ধরে নির্ধারিত রিমাইন্ডারতাগাদা নিজে থেকেই থেমে যায়
01যেখানে ঘাটতি
বুকিং নেওয়াটাই সহজ অংশ।
আপনার কর্মীদের পুরো দিনটা চলে যায় এর পরের কাজগুলোতেই: যে পাসপোর্টের কপি কখনও হাতে আসে না, যে যাত্রী একই প্রশ্ন তিনটি আলাদা চ্যানেলে করেন, আর যে রিমাইন্ডারটি কেউ পাঠায়নি — কারণ যাত্রার তারিখ কোথাও লেখা ছিল না, ছিল শুধু কারও মনে।
কাগজপত্র আসে দেরিতে
পাসপোর্টের কপি, ছবি, ব্যাংক স্টেটমেন্ট। কেউ একবার চেয়ে নেন, দ্বিতীয়বার চাইতে ভুলে যান — আর ভিসা অ্যাপয়েন্টমেন্টের দুদিন আগে দেখা যায় ফাইল অসম্পূর্ণ।
রিমাইন্ডারের দায়িত্ব কারও নয়
রিপোর্টিং সময়, টার্মিনাল, সঙ্গে কী নিতে হবে। প্রতিটি ট্রিপেই বার্তাটি একই থাকে, অথচ সেটি যায় কেবল তখনই যখন কোনো কর্মী তালিকাটির দিকে তাকান।
02কীভাবে কাজ করে
চারটি ধাপ, এর মধ্যে কেবল প্রথমটিই হাতে করতে হয়।
বুকিংটি রেকর্ডে তুলুন
প্রতিটি যাত্রী একেকটি কন্টাক্ট। ট্রিপের তথ্য রাখুন আপনার নিজের দেওয়া নামের ফিল্ডে — যাত্রার তারিখ, বুকিং রেফারেন্স, পাসপোর্টের মেয়াদ। আর ট্রিপটিতে ট্যাগ দিয়ে রাখুন, যাতে পরে পুরো দলটি সহজে খুঁজে পান।
কনফার্মেশন পাঠান
একজন যাত্রীর কাছে একটি বার্তা — ইমেইল, এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপে। বুকিং নেওয়ার সঙ্গে সঙ্গেই আপনার নিজের বুকিং সফটওয়্যার এপিআই দিয়ে সেটি পাঠাতে পারে, অথবা কোনো কর্মী ইনবক্স থেকে পাঠাতে পারেন।
তাগাদার কাজটি সময়সূচির হাতে ছেড়ে দিন
রেকর্ডে থাকা তারিখ ধরে জার্নি শুরু হয়, ধাপে ধাপে কয়েক দিন অপেক্ষা করে, আর প্রতিটি রিমাইন্ডারের আগে রেকর্ডটি যাচাই করে নেয়। ফলে যাঁর কাজ ইতিমধ্যেই হয়ে গেছে, তাঁকে বাদ দেওয়া হয়।
উত্তর দিন এক জায়গা থেকে
যে চ্যানেলেই আসুক, প্রতিটি উত্তর শেয়ার্ড ইনবক্সে একটি থ্রেড হয়ে ওঠে, পাশে থাকে যাত্রীর রেকর্ড। সেটি কাউকে বরাদ্দ করুন, উত্তর দিন, সমাধান করুন।
03Confirmations
যাত্রী কাউন্টারে থাকতে থাকতেই কনফার্মেশন চলে যায়।
কনফার্মেশন হলো একজন যাত্রীর কাছে পাঠানো একটিমাত্র বার্তা, কোনো ক্যাম্পেইন নয়। প্লেসহোল্ডার দিয়ে একবারই এটি টেমপ্লেট হিসেবে লিখে রাখুন, তারপর সেই যাত্রীর তথ্য বসিয়ে পাঠিয়ে দিন — একই রিকোয়েস্ট ইমেইল, এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপ সবের জন্যই কাজ করে।
একজন যাত্রী, একটি বার্তা
বুকিংয়ের তথ্য, যে চ্যানেলটি যাত্রী সত্যিই পড়েন সেখানেই
কনফার্মেশনে থাকে নাম, রেফারেন্স আর আপনার দেওয়া তারিখগুলো। এটি যাত্রীর রেকর্ডে সংরক্ষিত থাকে, তাই পরে যিনি রেকর্ডটি খুলবেন তিনি দেখতে পাবেন বার্তাটি গেছে কি না এবং ডেলিভারি হয়েছে কি না।
- পাঠান আপনার নিজের বুকিং সফটওয়্যার থেকে এপিআই দিয়ে, শেয়ার্ড ইনবক্স থেকে হাতে, কিংবা জার্নির প্রথম ধাপ হিসেবে
- টেমপ্লেটে থাকে বার্তার ভাষা; নাম, রেফারেন্স ও তারিখ প্রতিটি যাত্রীর জন্য পাঠানোর সময় বসে যায়
- ইমেইলে ফাইল পাঠানো যায় — সর্বোচ্চ 10টি, মোট 7 MB — তাই টিকিট বা ভাউচার বার্তার সঙ্গেই যায়
04কাগজপত্রের তাগাদা
ভিসা ফাইলের তাগাদা চলুক, আপনাকে তাগাদা দিতে হবে না।
জার্নি হলো ধারাবাহিক কয়েকটি ধাপের তালিকা: পাঠানো, অপেক্ষা, রেকর্ডের কোনো তথ্য যাচাই, শাখা। তাগাদাটি একবার তৈরি করুন — এরপর যাঁর যাঁর প্রয়োজন, প্রত্যেকেই একই ধাপগুলোর মধ্য দিয়ে যাবেন।
ক্যানভাস
পাঠান, অপেক্ষা করুন, যাচাই করুন, আবার পাঠান
ছবিতে দেখানো জার্নিটি কার্ট-রিকভারির, তবে কাগজপত্রের তাগাদার গড়নও ঠিক একই: প্রথমবার চাওয়া, কয়েক দিনের অপেক্ষা, ভিন্ন চ্যানেলে দ্বিতীয়বার চাওয়া, আর মাঝখানে একটি যাচাই — যা ঠিক করে পরেরটি আদৌ যাবে কি না।
- শুরু করুন যখন কোনো যাত্রী তালিকায় যুক্ত হন, রেকর্ডে থাকা তারিখ ধরে, কিংবা আপনার নিজের বুকিং সফটওয়্যারের পাঠানো কোনো ইভেন্টে
- অপেক্ষার ধাপ ঠিক করা যায় মিনিট, ঘণ্টা, দিন বা সপ্তাহে
- যেকোনো ধাপ পাঠাতে পারে ইমেইল, এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপে — দ্বিতীয়বার চাওয়ার জন্য প্রথমবারের চ্যানেলটিই ব্যবহার করতে হবে, এমন নয়
তাগাদা যেভাবে থামে
যাত্রী উত্তর দেন
উত্তরটি শেয়ার্ড ইনবক্সে একটি থ্রেড হয়ে ওঠে, পাশেই থাকে সেই যাত্রীর রেকর্ড — তিনি যে চ্যানেলই ব্যবহার করুন, আর জার্নিটি যিনি তৈরি করেছেন তিনিই সেটি পড়ুন বা না পড়ুন।
রেকর্ডে চিহ্ন দেওয়া হয়
যিনি উত্তরটি দেখছেন তিনিই যাত্রীর রেকর্ডে লিখে দেন: ভিসা ফাইল, পাওয়া গেছে। রেকর্ডে হাতে লিখে, আপনার নিজের বুকিং সফটওয়্যার থেকে এপিআই দিয়ে, কিংবা জার্নির কোনো ধাপ দিয়েই।
পরের তাগাদা আগে যাচাই করে নেয়
প্রতিটি রিমাইন্ডারের ঠিক আগের ধাপটি ওই ফিল্ডটি পড়ে। সেখানে যদি লেখা থাকে পাওয়া গেছে, তাহলে জার্নি বাকি রিমাইন্ডারগুলো এড়িয়ে যায় এবং আর কিছুই পাঠানো হয় না। আর না থাকলে পরের তাগাদাটি সময়মতোই চলে যায়।
05যাত্রার রিমাইন্ডার
রেকর্ডে থাকা তারিখ ধরে নির্ধারিত হয়, কারও মনে থাকার ওপর নির্ভর করে নয়।
যাত্রার তারিখটি যাত্রীর রেকর্ডে রাখুন। QuickGrow প্রতি মিনিটে খুঁজে দেখে, আপনার ঠিক করা দিন-সংখ্যা অনুযায়ী কোন যাত্রীদের তারিখ এগিয়ে এসেছে, আর সেদিন প্রত্যেকের জন্য একবার করে জার্নি শুরু করে। অফসেটটি তারিখের আগে বা পরে — যেভাবে খুশি সেট করুন; একই উপায়ে যাত্রীরা পৌঁছানোর দুদিন পর ধন্যবাদ বার্তাও পাঠানো যায়।
| Channel | What it carries | |
|---|---|---|
| At booking | হোয়াটসঅ্যাপ বা ইমেইল | রেফারেন্স, তারিখ, কী কী অন্তর্ভুক্ত, আর ইমেইলে পাঠালে সঙ্গে টিকিটটিও |
| ২১ দিন আগে | কোন কোন কাগজ এখনও বাকি, আর সেগুলো কোথায় পাঠাতে হবে | |
| ৩ দিন আগে | SMS | রিপোর্টিং সময়, টার্মিনাল, আর সঙ্গে কী নিতে হবে |
| যাত্রার দিন | SMS | আবারও রিপোর্টিং সময়, আর কোনো সমস্যা হলে যে নম্বরে ফোন করতে হবে |
| ফেরার ২ দিন পর | একটি ধন্যবাদ, আর সঙ্গে রিভিউ কিংবা পরবর্তী ট্রিপের অনুরোধ |
06Replies
আপনি যত চ্যানেলে বিক্রি করেন, সবগুলোর জন্য একটিই ইনবক্স।
শেয়ার্ড ইনবক্স
যিনি ডিউটিতে আছেন তিনিই কাজটি ধরতে পারেন
হোয়াটসঅ্যাপ, এসএমএস ও ইমেইল থ্রেড থাকে একই তালিকায়, আর কথোপকথনের পাশেই থাকে যাত্রীর রেকর্ড। ফলে যিনি উত্তর দিচ্ছেন তিনি কাউকে জিজ্ঞেস না করেই ট্রিপ, ট্যাগ আর আগে কী কী পাঠানো হয়েছে সব দেখতে পান।
- কোনো কথোপকথন একজন কর্মীকে বরাদ্দ করুন, যাতে একই যাত্রীকে দুজন উত্তর না দেন
- প্রতি ট্রিপেই আসে এমন প্রশ্নগুলোর উত্তর দিন সংরক্ষিত কুইক রিপ্লাই দিয়ে
- থ্রেড সমাধান করুন, আবার খুলুন বা বন্ধ করে দিন — আর ট্যাগ দিয়ে রাখুন যাতে পরে আবার খুঁজে পান
07Channels
কোন বার্তা কোন চ্যানেলে যাবে।
একটি চ্যানেল নিন, কিংবা তিনটিই। যেটিই নিন, যাত্রীর রেকর্ড, জার্নি আর ইনবক্স একই থাকে — আপনাকে আলাদা তিনটি টুল চালাতে হচ্ছে না।
| SMS | |||
|---|---|---|---|
| Best for | কনফার্মেশন, কাগজপত্রের তাগাদা, প্রশ্ন-উত্তরের আলাপ | যাত্রার দিনের বার্তা, আর যা সাধারণ ফোনেও পড়া যেতে হবে | ভ্রমণসূচি, ইনভয়েস আর টিকিট নিজেই |
| ফাইল পাঠানো যায় | ওয়ান-টু-ওয়ান উত্তরে, লিংক দিয়ে | No | হ্যাঁ — সর্বোচ্চ 10টি ফাইল, মোট 7 MB |
| যাত্রীর কাছ থেকে যা প্রয়োজন | হোয়াটসঅ্যাপে থাকা একটি নম্বর | একটি মোবাইল নম্বর | একটি ইমেইল ঠিকানা |
| প্রেরক হিসেবে দেখা যায় | হোয়াটসঅ্যাপে আপনার বিজনেস প্রোফাইল | Masking SMS-এ আপনার এজেন্সির নাম, তা ছাড়া একটি শেয়ার করা নম্বর | আপনার নিজের ঠিকানা — আপনার মেইল সার্ভার থেকে, কিংবা আমাদেরটি থেকে |
| কথোপকথন শুরু করা | ২৪ ঘণ্টার সময়সীমার বাইরে একটি অনুমোদিত টেমপ্লেট | আপনি যা লিখবেন, যেকোনো বার্তাই | আপনি যা লিখবেন, যেকোনো বার্তাই |
| Sold as | ক্যাটাগরিপ্রতি ভলিউম: Utility, Authentication ও Marketing | Masking ও non-masking, প্রতিটি নিজস্ব ভলিউম স্লাইডারে | অন্তর্ভুক্ত বরাদ্দ, কিংবা নিজের মেইল সার্ভার ব্যবহার করুন |
| উত্তরগুলো এসে জমা হয় শেয়ার্ড ইনবক্সে | Yes | Yes | Yes |
08আপনি কী পাচ্ছেন
যেসব দিক নিয়ে না হলে আপনাকেই ভাবতে হতো।
যাত্রীদের তথ্য যোগ করা
- স্প্রেডশিটে আপনার রাখা তালিকাটি আপলোড করুন — কলামগুলো মিলিয়ে দেওয়া হবে, আর কিছু সংরক্ষণের আগে প্রিভিউ দেখে নিতে পারবেন
- আগে থেকেই আছেন এমন যাত্রীকে বাদ দেওয়া হবে নাকি তাঁর তথ্য হালনাগাদ করা হবে, তা আপনিই ঠিক করবেন
- যাত্রার তারিখ, বুকিং রেফারেন্স বা পাসপোর্টের মেয়াদের জন্য আপনার নিজের দেওয়া নামের ফিল্ড
প্রতিটি বার্তা
- এখনই পাঠান, কিংবা আপনার বেছে নেওয়া সময়ের জন্য নির্ধারণ করে রাখুন
- প্রতিটি বার্তার ডেলিভারি ফলাফল সংরক্ষিত থাকে, ব্যর্থ হলে তার কারণসহ
- প্রতিটি চ্যানেলের জন্য আলাদা টেমপ্লেট, বাংলা বা ইংরেজিতে লেখা
নিয়মের সঠিক দিকে থাকা
- প্রতিটি যাত্রীর সম্মতি রেকর্ডে সংরক্ষিত থাকে, সঙ্গে তার ইতিহাস আর সম্মতি প্রত্যাহারের নথি
- আনসাবস্ক্রাইব আপনার হয়ে মেনে চলা হয় — কেউ একবার বাদ পড়তে চাইলে ভবিষ্যতের সব পাঠানো থেকেই বাদ পড়েন
- QuickGrow-এ থাকা অন্য সব ব্যবসার তথ্য থেকে আপনার এজেন্সির তথ্য আলাদা রাখা হয়
09Cost
একটি ট্রিপ-মৌসুমে আসলে আপনার খরচ কত।
Two things: a platform fee, and the messages you send. Buying managed volume waives part of the platform fee, and buying enough Email and SMS volume waives it entirely. Already have your own mail server or SMS account? Bring it and pay the platform fee only. A longer billing term discounts both, on separate ladders.
10Questions
সাইন-আপ করার আগে।
টিকিট কি বার্তার সঙ্গে সংযুক্ত করা যায়?
ইমেইলে হ্যাঁ — সর্বোচ্চ 10টি ফাইল ও মোট 7 MB, তাই টিকিট, ভাউচার ও ভ্রমণসূচি সবই বার্তার সঙ্গে যেতে পারে। এসএমএস ও হোয়াটসঅ্যাপে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর সময় ফাইল যায় না: বুকিংয়ের তথ্য বার্তার ভেতরেই দিন, সঙ্গে নথির একটি লিংক জুড়ে দিন। শেয়ার্ড ইনবক্স থেকে ওয়ান-টু-ওয়ান হোয়াটসঅ্যাপ উত্তরে লিংক দিয়ে ফাইল পাঠাতে পারবেন।
যাত্রী কাগজপত্র পাঠিয়ে দিলে কাগজপত্রের তাগাদা কীভাবে থামে?
উত্তরটি এসে জমা হয় শেয়ার্ড ইনবক্সে, আর কেউ একজন তা যাত্রীর রেকর্ডে চিহ্নিত করে দেন — যেমন একটি ফিল্ডে লেখা হয় ভিসা ফাইল, পাওয়া গেছে। এটি হাতে করা যায়, আপনার বুকিং সফটওয়্যার থেকে এপিআই দিয়ে করা যায়, কিংবা জার্নির কোনো ধাপ দিয়েও। প্রতিটি রিমাইন্ডারের আগে ওই ফিল্ডটি যাচাই করা হয়, আর সেটি সেট থাকলে জার্নি বাকি রিমাইন্ডারগুলো এড়িয়ে যায়। এরপর আর কিছুই পাঠানো হয় না।
যাত্রার তারিখগুলো কোথা থেকে আসে?
যাত্রীর রেকর্ডে আপনার রাখা একটি ফিল্ড থেকে। এটি হাতে যোগ করুন, স্প্রেডশিট আপলোডের সঙ্গে নিয়ে আসুন, কিংবা আপনার বুকিং সফটওয়্যার দিয়ে এপিআই-এর মাধ্যমে লিখিয়ে নিন। ওই তারিখের নির্দিষ্ট দিন আগে চালু হওয়ার জন্য সেট করা জার্নি প্রত্যেক যাত্রীর তারিখ ঘনিয়ে এলে নিজে থেকেই শুরু হয় — যাত্রীপ্রতি দিনে একবার।
পরের যাত্রার আগেই একটি জার্নি তৈরি করে রাখুন।
রেকর্ডে যাত্রার তারিখগুলো তুলে দিন, রিমাইন্ডারটি একবার তৈরি করুন — এরপর প্রতিটি ট্রিপেই সেটি নিজে থেকে চলবে।